اگر به تازگی کسب و کاری را شروع کردهاید یا اگر جدیدا مدیریت یک سازمان را بعهده گرفته اید ، احتمالاً در تمام بخشهای اصلی آن درگیر هستید: حسابداری، اداری ، تولید ، تحقیق و توسعه، بازاریابی، فروش و خدمات مشتری. گذشته از فشار روحی و جسمی، احساس میکنید همه چیز خوب پیش میرود. ممکن است نیازی به ایجاد سیستمی نبینید زیرا فکر میکنید میتوانید چالشها و مشکلات را به محض وقوع مدیریت کنید.
با این حال، با رشد شرکت و شروع به واگذاری برخی از نقشها، متوجه سوءتفاهمهای مداوم بین بخشها میشوید. چرا بخش تحقیق و توسعه به تنهایی پروژههای گرانقیمتی را سفارش میدهد که شرکت نمیتواند آنها را تأمین مالی کند؟ و چرا بخش فناوری اطلاعات قراردادهایی را برای نگهداری امضا کرده است که بخش حقوقی آنها را بررسی نکرده است؟ مدیر فروش بدون اطلاع قبلی یک کارمند را اخراج کرد و او اکنون از شرکت شکایت کرده است.
چه مشکلی پیش آمده و چگونه میتوانید آن را برطرف کنید؟
آنچه شما دارید گروهی از بخشهای جدا از هم است که ادعا میکنند بخشی از یک شرکت هستند. آنچه شما نیاز دارید سیستمی است که تیمی را از آشفتگی فعلی بیرون بکشد. یک سیستم خوب به شما این امکان را میدهد که تلاشهای کارمندان، مدیریت و سایر ذینفعان را مهار و ترکیب کنید و شرکت را به موفقیت بیشتری برسانید.
اما چگونه چنین سیستمی را طراحی میکنید؟
در این مقاله، آنچه را که باید در مورد سیستمهای سازمانی، اهمیت آنها، انواع مختلف و نحوه طراحی آن بدانید، پوشش خواهیم داد.
فصل 1: سیستمهای سازمانی چیستند؟
سیستمهای سازمانی به ساختار یک شرکت اشاره دارند. این شامل تعریف تمام بخشها و بخشهای تجاری، جریان ارتباطات و سلسله مراتب گزارشدهی میشود.
علاوه بر این، این سیستم برای تعریف نحوه عملکرد هر نقش در کسبوکار ایجاد شده است. کارمندان همچنین یک راهنمای واضح از اینکه به چه کسی باید گزارش دهند و نقشهای خاص آنها چیست، دریافت میکنند.
سیستم سازمانی نحوه جریان اطلاعات بین بخشها را تعیین میکند تا به شرکت کمک کند تا کارآمد باقی بماند. یک سیستم موفق و تعریفشده، نقش هر کارمند در شرکت و نحوه همسویی آن با اهداف شرکت را تعریف میکند. همچنین یک نمایش بصری از نحوه ساختار شرکت ارائه میدهد.
فراتر از حفظ نظم داخلی، داشتن یک سیستم سازمانی تعریفشده، تعاملات با ذینفعان خارجی را نیز تعریف میکند. همچنین مشخص میکند چه کسی مجاز به تعامل با مشتریان، رقبا، سهامداران و سازمانهای دولتی است و چگونه باید این کار را انجام دهند. چنین سیستمی تضمین میکند که سازمان به عنوان یک واحد عمل میکند و نه بخشهای نامنظم. همچنین شناسایی منبع یک حادثه خطا و اجرای اقدامات اصلاحی را آسانتر میکند.
بنابراین، یک سیستم عملکردی منجر به نظم در داخل بخشها، بین بخشها و با محیط خارجی سازمان خواهد شد.
با این حال، توجه به این نکته مهم است که یک سیستم سازمانی که برای یک شرکت کار میکند، ممکن است برای شرکت شما مناسب نباشد. بنابراین، بسته به صنعت، اهداف تجاری و فرهنگ شرکت، در انتخاب آن وقت بگذارید.
نوع سیستم سازمانی که انتخاب میکنید به اندازه محصولاتی که میفروشید، استراتژی بلندمدت و برنامه بازاریابی مهم است. از سوی دیگر، اگر یک سیستم سازمانی برای شرکت خود طراحی نکنید، ممکن است در گزارشدهی و تخصیص نقشها با مشکل مواجه شوید.
برای هر کسبوکاری، چه کوچک و چه بزرگ، داشتن یک سیستم سازمانی ضروری است. این سیستمها مزایای زیادی از جمله بهبود بهرهوری، کارایی و تصمیمگیری بهتر دارند.
نمونهای از یک سیستم سازمانی پایه شامل یک تیم فروش است که به یک مدیر فروش گزارش میدهد و سپس مدیر فروش به مدیر عامل شرکت که تصمیمگیرنده نهایی است، گزارش میدهد.
فصل 2: انواع سیستمهای سازمانی
هر شرکتی نوع متفاوتی از سیستم سازمانی دارد. این ساختارها بسته به فرآیندهای کاری، بخشها و تقسیم وظایف توسعه مییابند. اندازه شرکت و سبک رهبری نیز ممکن است بر نوع سیستمی که توسط یک شرکت اتخاذ میشود، تأثیر بگذارد.
در اینجا انواع رایج سیستمهای سازمانی آمده است.
تمایز بین سیستمهای باز و بسته
یک سیستم سازمانی میتواند باز یا بسته باشد. اما تفاوت بین این دو چیست؟
سیستمهای باز با سایر سیستمها یا محیطها تعامل دارند. بنابراین، آنها انعطافپذیرتر از سیستمهای بسته هستند که سفت و سخت هستند. این سیستم، سازمان را به عنوان موجودیتی میبیند که از طریق انتقال آزاد اطلاعات، از محیط خارجی، مانند سهامداران و بازار، ورودی میگیرد.
از آنجایی که سفت و سخت نیست، سازمانی با سیستم باز ظرفیت تغییر و سازگاری با نیازهای شرکت را دارد.
از سوی دیگر، سیستمهای بسته با تأثیر کم یا بدون تأثیر از محیط کار میکنند. کارمندانی که در چنین سیستمی کار میکنند، در مورد پروژههای خود با سایر بخشها ارتباط برقرار نمیکنند و هیچ ورودی از خارج دریافت نمیکنند.
سیستمهای بسته میتوانند به راحتی باعث رکود سازمان و کارمندان شوند، زیرا آنها آنچه را که فراتر از طراحی آنها اتفاق میافتد، مشاهده و اتخاذ نمیکنند. این میتواند باعث شود که سازمان از فناوریهای تحولآفرین، استعدادها و ایدههایی که میتوانند به رشد کسب و کار کمک کنند، محروم شود.
با این حال، سیستمهای بسته کارآمدتر هستند زیرا رویههای روشنی دارند که تحت تأثیر تأثیرات خارجی قرار نمیگیرند. این میتواند در جایی که سایر سازمانها ایدههای رایجی را اتخاذ میکنند که در نهایت اشتباهات وحشتناکی از آب در میآیند، یک صرفهجویی باشد.
عملکردی
یک سیستم سازمانی عملکردی رایجترین و سنتیترین شکل ساختار است. همچنین به عنوان ساختار سازمانی بوروکراتیک شناخته میشود و عمدتاً توسط شرکتهای بزرگتر اتخاذ میشود.
در این سیستم، تمام کارمندانی که روی عملکردهای خاص کار میکنند، برای تشکیل یک بخش گرد هم میآیند. این بخشهای تخصصی شامل فروش، بازاریابی، امور مالی و منابع انسانی و عملیات هستند.
یک ساختار عملکردی با یک سلسله مراتب محکم همراه است. هر بخش دارای یک مدیر ارشد است که بر عملیات نظارت میکند و جریان گزارشدهی واضح است.
هر کارمند مستقیماً به رئیس بخش خود گزارش میدهد که سپس به مدیریت ارشد گزارش میدهد. مدیران ارشد ممکن است مسئول بیش از یک بخش باشند.
مزایای زیادی برای این ساختار وجود دارد:
کارکنان متخصص میشوند.
مسیر مشخصی برای ارتقا و رشد وجود دارد.
زنجیره فرماندهی مشخص است و همه نقش خود را میدانند.
پرسنل میتوانند ایدهها را به اشتراک بگذارند و کارآمدتر شوند.
با این حال، این سیستم معایب خاص خود را نیز دارد:
محدودیت ارتباط بین بخشهای مختلف.
کارکنان به دلیل ارتباط افقی کم، در بخشهای خود منزویتر هستند.
کارکنان به دلیل تمرکز بر یک بخش، ممکن است دچار دید تونلی شوند.
به جز مدیریت ارشد، فضای کمی برای تعامل کل شرکت وجود دارد.
سیستم سازمانی عملکردی به کندی با تغییر سازگار میشود.
بخشی
سیستم سازمانی بخشی، کسب و کار را بر اساس پروژههای کارکنان به تیمهایی تقسیم میکند. این پروژهها میتوانند روابط عمومی، حقوقی، تحقیقاتی یا توسعه کسب و کار باشند.
هر تیم پروژه یک رهبر یا مدیر دارد که به او گزارش میدهند. برای مثال، یک شرکت تولیدکننده کالاهای مصرفی سریع (FMCG) ممکن است برای هر محصولی که با آن سروکار دارد، بخشهای مختلفی داشته باشد.
با این ساختار، یک کسبوکار میتواند فعالیتهای شرکت را بر اساس بازار یا گروههای جغرافیایی سازماندهی کند. اگر شرکت در بازارهای اروپا و آمریکا فعالیت داشته باشد، میتوان یک بخش را برای فعالیت در هر بازار تعیین کرد.
در این حالت، هر بخش مجموعهای از بخشهای عملکردی خاص خود را دارد، از فروش، حسابداری گرفته تا بازاریابی. این سیستم در بین شرکتهایی که در بازارهای مختلف فعالیت میکنند یا محصولات متعددی دارند، محبوب است.
برخی از مزایای این سیستم سازمانی چیست؟
کارمندان به طور کامل با کار تیم خود آشنا میشوند.
کارمندان میتوانند پاسخگو باشند زیرا نتایج به راحتی قابل شناسایی هستند.
در بخشها، کارکنان میتوانند فرهنگ منحصر به فرد خود را توسعه داده و آن را متناسب با مشتریان تنظیم کنند.
این ساختار، بوروکراسی و مشکلات سلسله مراتبی را کاهش میدهد تا تصمیمگیری سریع را ممکن سازد.
معایب آن عبارتند از:
هر بخش از آنچه بخش دیگر انجام میدهد بیاطلاع است.
ارتباط کم یا هیچ ارتباطی بین بخشها وجود ندارد، که میتواند بر کارایی کسبوکار تأثیر بگذارد.
راهاندازی این بخشها پرهزینه است.
کسب و کار به کارمندان بیشتری برای کار در بخشهای عملکردی نیاز خواهد داشت.
ممکن است بین مدیران بخشها درگیریها و رقابتهای بین بخشی ایجاد شود.
ماتریس
ماتریس سازمانی ترکیبی از ساختارهای عملکردی و بخشی است.
این سیستم معمولاً توسط شرکتهایی که یک کمپین بازاریابی جدید را شروع میکنند یا محصولات جدیدی را ایجاد و عرضه میکنند، اتخاذ میشود.
برخلاف دو مورد دیگر که کاملاً سرراست هستند، سیستم ماتریسی کاملاً پیچیده است. این سیستم با یک ساختار عملکردی تنظیم شده است.
فصل 3: اهمیت سیستمهای سازمانی در کسب و کار
چه کسب و کار شما یک استارتاپ باشد و چه سالها از تأسیس آن گذشته باشد، برای عملکرد خود به یک سیستم سازمانی نیاز دارید.
ساختار سازمانی هم برای کسب و کار و هم برای کارمندان مفید است. اگر شرکت شما سیستمهای سازمانی مناسبی داشته باشد، در اینجا مزایایی که به دست خواهید آورد، آورده شده است.
آنها سلسله مراتب شرکت را ساده میکنند
ارتباطات مؤثر در محل کار بخش اساسی رشد کسب و کار است. وقتی همه نقشها به وضوح ابلاغ شوند، سردرگمی کمتری وجود دارد و فرهنگ سازمانی مثبتی ایجاد میشود.
با این حال، طبق آمار، ۵۷ درصد از کارمندان گزارش میدهند که مدیرانشان به آنها دستورالعملهای مناسب و مستقیمی ندادهاند.
اگر شرکتی سیستم سازمانی کارآمدی داشته باشد، سردرگمی کمتری وجود دارد. هر یک از کارکنان میدانند که به چه کسی گزارش میدهند و نقشهای آنها در شرکت چیست.
علاوه بر این، مدیران میتوانند به راحتی بر کارکنان در سطوح مدیریتی پایینتر با روابط گزارشدهی واضح نظارت کنند. کارمندان همچنین میدانند که اگر به کمک نیاز داشته باشند یا بخواهند به مشکلی در شرکت رسیدگی کنند، باید با چه کسی صحبت کنند.
وقتی ساختاری وجود نداشته باشد، شرکت دچار هرج و مرج میشود زیرا کارمندان نمیدانند چه کسی مسئول چه وظایفی است.
اگر این روند ادامه یابد، کارمندان انگیزه کمتری برای انجام وظایف خود خواهند داشت که در درازمدت بر رشد و سودآوری شرکت تأثیر میگذارد.
آنها امکان ارتباط بهتر را فراهم میکنند
طبق یک گزارش، سازمانهایی که کانالهای ارتباطی واضحی دارند، 20 تا 25 درصد افزایش بهرهوری دارند.
برای هر سیستم سازمانی، باید ارتباط مؤثری بین مدیران و کارمندان وجود داشته باشد.
در حالی که برخی از سیستمها فقط امکان ارتباط درون تیم یا بخش عملکردی را فراهم میکنند، برخی دیگر، مانند سیستم مسطح، این موانع را از بین میبرند.
بنابراین، هنگام انتخاب سیستمی برای کسبوکار خود، باید نیازهای ارتباطی شرکت را برآورده کند.
هنگامی که کارمندان در مورد محصولات، خدمات و پروژههای جدید تبادل نظر میکنند، شرکت سود بیشتری میبرد.
علاوه بر این، کارمندان در سطوح مدیریتی پایینتر میتوانند از طریق یک خط مستقیم با سرپرست یا مدیر خود ارتباط برقرار کنند تا در مورد پروژههایی که روی آنها کار میکنند، نظر بگیرند.
آنها کارایی کلی شرکت را بهبود میبخشند
با وجود یک سیستم سازمانی، هر کارمند نقش خود و آنچه را که برای کمک به تیم نیاز دارد، میداند.
به دلیل این سطح بالای شفافیت، هر بخش بدون هیچ مشکلی کار میکند زیرا اهداف تعریف شدهاند.
علاوه بر این، این ساختار به مدیریت ارشد اجازه میدهد تا به دلیل وجود جریان اطلاعات، تصمیمگیری کند.
برای هر بخش یا دپارتمان، مدیران سطح بالا میتوانند اطلاعات را از تیمهای خود جمعآوری کرده و آن را برای اجرا با مدیرعامل یا هیئت مدیره به اشتراک بگذارند.
این سیستم هر قطعه را در جای مناسب قرار میدهد و کسب و کار میتواند با مشکلات کم یا بدون مشکل کار کند.
آنها تعارضات و تکرار نقشها را کاهش میدهند
تکرار کار یکی از مهمترین عوامل اتلاف وقت در یک سازمان است.
اگر سیستم سازمانی به خوبی تعریف نشده باشد، کارمندان در پروژهها و وظایف همپوشانی خواهند داشت که میتواند باعث کاهش انگیزه و ضرر برای شرکت شود.
به عنوان مثال، اگر کسب و کار از سیستم ماتریسی استفاده میکند، خطر تکرار نقشها افزایش مییابد زیرا کارمندان باید به روسای عملکردی و مدیران پروژه خود گزارش دهند. در چنین سناریویی، توصیه میشود که در مورد اینکه چه کسی مسئول کدام پروژهها است، دقت بیشتری داشته باشید تا از سردرگمی بیشتر جلوگیری شود. علاوه بر این، وقتی کارمندان در مورد آنچه باید انجام دهند، شفاف هستند، انگیزه بیشتری برای همکاری و همکاری در بین دپارتمانها پیدا میکنند.
با این حال، اگر اهداف تغییر زیادی داشته باشند و دستورالعملهای متفاوتی از سوی مدیران صادر شود، این میتواند منجر به درگیری شود.
آنها تکمیل کارآمد وظایف را افزایش میدهند
با یک سیستم سازمانی ساختارمند، شرکت شما میتواند وظایف و پروژهها را در بازههای زمانی تعیینشده تکمیل کند.
مدیران پروژه میتوانند به طور مؤثر برنامهریزی کنند و نقشهای واضحی را به تیمهای خود اختصاص دهند تا اطمینان حاصل شود که همه پروژهها به درستی اجرا میشوند.
در یک بخش، برخی از کارمندان مهارتهای متفاوتی دارند. یک مدیر پروژه میتواند نقشها را بر اساس نقاط قوت فردی تعیین کند تا تکمیل سریعتر وظایف را افزایش دهد. از سوی دیگر، اگر یک استارتاپ باشد، کارکنان به عنوان همکار با هم کار میکنند و همکاری و تبادل ایدهها را تقویت میکنند. در این حالت، هر کارمند میتواند روی حوزه تخصص خاص خود کار کند و بخش خود از پروژه را به موقع تحویل دهد. علاوه بر این، کارکنان میتوانند برای آسانتر شدن تکمیل وظایف، با هم همکاری کنند.
آنها ارتقاء کارکنان را تسهیل میکنند
از آنجایی که شرکت دارای ساختار کاری است، کارمندان میتوانند به راحتی به نقشهای ارشد ارتقا یابند.
با این حال، این روش در سیستمهایی مانند سیستمهای وظیفهای، بخشی و ماتریسی که ساختار بالا به پایین دارند، بهتر عمل میکند و تشخیص اینکه چه کسی روی یک نقش یا پروژه خاص کار میکند را آسان میکند.
مدیران پروژه و روسای بخشهای مختلف میتوانند اعضای تیم خود را تأیید کنند، به خصوص اگر وظایف خاص را به خوبی انجام دهند.
آنها میتوانند باعث رشد و توسعه کسب و کار شوند
سیستم سازمانی مناسب میتواند کسب و کار شما را به سطح بعدی برساند.
اگر شرکت تیم مناسب را در مکانهای مناسب و یک سیستم مدیریتی مناسب داشته باشد،
نتیجه گیری:
سیستمهای سازمانی بخش مهمی از ارکان شرکت هستند. شما باید روشی ساده برای انجام کارها، مدیریت کارمندان و رسیدگی به تمام وظایف تجاری داشته باشید.
برای موفقیت سازمان یا کسب و کار خود، باید سیستم سازمانی مناسبی را انتخاب کنید. اگر سیستم اشتباهی را انتخاب کنید، به دلیل ساختار ضعیف، سردرگمی زیادی ایجاد خواهد شد و منجر به نتایج مطلوب نخواهد شد.
نوع سیستمی که انتخاب میکنید باید با اهداف شرکت، اندازه شرکت، تعداد کارمندان و نوع محصولاتی که با آنها سروکار دارید نیز همسو باشد.
علاوه بر این، سیستم سازمانی که انتخاب میکنید باید با سبک رهبری سازمان یا شرکت شما قابلیت انطباق یا شخصی سازی را داشته باشد. . بنابراین، قبل از انتخاب یک سیستم ، باید همه موارد را تجزیه و تحلیل کنید.
اگر از قبل یک سیستم سازمانی دارید، باید سالانه ارزیابی شود تا مشخص شود که آیا هنوز با اهداف شرکت همسو است یا خیر. اگر اوضاع در کسب و کار شما یا در محیط خارجی تغییر کرده است، هیچ وقت برای انتخاب یک سیستم جدید متناسب با شرایط فعلی دیر نیست.
برای کمک به شما در شروع این فرآیند، ما یک چک لیست برای ارزیابی کیفیت سیستم سازمانی شما تهیه کردهایم. آن را در زیر دانلود کنید.